Vaihe 1: Heitä vahvistetut kuitit ja pankkiautomaatit

Lähes kaikki talousasiakirjat voidaan jakaa kolmeen luokkaan: kirjaukset, jotka sinun on säilytettävä vain kalenterivuodelle tai vähemmän, paperit, jotka sinun on säilytettävä seitsemän vuoden ajan (tyypillinen ikkuna, jonka aikana veroilmoituksesi voidaan tarkastaa), ja paperit, joihin sinun pitäisi ripustaa loputtomiin.

Esimerkiksi, sinun on todella tallennettava kaikki nuo ATM-nostokuitit? Ei. Kun olet tarkistanut tiedot sellaisina kuin ne näkyvät online-tililläsi tai kuukausittaisessa tiliotteessasi, voit heittää pois pankkiautomaatin lipun. Sama pätee talletusluetteloihin ja luottokorttitositteisiin. Älä säilytä myyntitositteita pienistä ostoksista sen jälkeen, kun olet käyttänyt tuotetta muutama kerta tai takuu on päättynyt. Säilytä kuitit merkittävistä ostoista (kaikki tuotteet, joiden uusimiskustannukset ylittävät asunnonomistajasi tai vuokralaisen vakuutuksen omavastuun).

Pian kalenterivuoden päättymisen jälkeen pystyt todennäköisesti heittämään (tai turvallisemmin silppumaan) joukon ylimääräisiä papereita, mukaan lukien palkkatiput, kuukausittaiset luottokortti- ja asuntolainatiliot, yleishyödylliset laskut (ellei niitä ole tarvitaan vähennyksiin) ja välitys- ja sijoitusrahastoyritysten edellisen vuoden kuukausittaiset tai neljännesvuosittaiset raportit.

'Tyypillisesti koko vuoden toiminta on lueteltu yksityiskohtaisesti viimeisessä, vuoden lopun lausunnossa, jolloin kaikki muut lausunnot ovat tarpeettomia', sanoo Ed Slott, CPA Rockville Centerissä New Yorkissa. Esimerkiksi viimeinen palkkasi ja W-2 -lomakkeesi dokumentoivat kaikki vuoden tulosi, jos työskentelet jonkun muun palveluksessa; jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja, 1099 lomakkeesi tekevät saman puolestasi. Vastaavasti useimmat sijoitusyhtiöt ja jotkut luottokortin myöntäjät lähettävät kattavat lausunnot tammikuussa. 'Säilytä kuukausittaiset päivitykset, kunnes sovitat ne yhteen vuoden lopun yhteenvetojen kanssa', Slott sanoo.

Vaihe 2: Pidä kiinni lopullisista lausunnoista jopa seitsemän vuoden ajan

Sinun on kuitenkin pidettävä kiinni näistä lopullisista luottokorttitiedoista W-2- ja 1099-todistusten kanssa vähintään kolmen vuoden ajan ja mieluiten seitsemän vuoden ajan. Sisäisellä veropalvelulla on enintään kolme vuotta veroilmoituksen jättämispäivästä tutkiakseen sitä virheiden varalta ja niin kauan kuin kuusi vuotta tilintarkastuksen suorittamiseen, jos on syytä epäillä, että bruttotulosi ilmoitetaan alittavaksi vähintään 25 prosentilla. (Kenelle tahansa tahallaan petoksesta syyllistyneelle ei ole vanhentumisaikaa.) Sinun on todellakin säilytettävä kaikki palautustasi tukevat paperit, kunnes tarkastusikkuna sulkeutuu. Säilytä muita asiakirjoja: peruutetut sekit ja kuitit kaikista vähennyskelpoisista yrityskuluista (kuten viihteestä, kodin toimistotarvikkeista ja ammattimaksuista), eläketilimaksut, hyväntekeväisyyslahjoitukset, lastenhoitolaskut, ulkopuoliset - taskutason sairauskulut, elatusmaksut sekä asuntolainakorot ja kiinteistöverot

Ellet ole tietoisesti toimittanut väärää ilmoitusta, voit heittää nämä tositteet kolmen tai seitsemän vuoden kuluttua verotuksellisen tilanteen mukaan.

Mutta älä heitä varsinaisia ​​veroilmoituksia tai sijoitustiliesi vuoden lopun yhteenvetoja edes sen jälkeen, kun tilintarkastuksen mahdollisuudet ovat kaikki hävinneet. Nämä asiakirjat eivät vie paljon tilaa ja voivat olla erittäin hyödyllisiä tulevaa rahoitussuunnittelua varten.

Vakuutustarkoituksiin haluat säilyttää myös kuitit tärkeimmistä ostoista ja kuitit, jotka osoittavat, kuinka paljon olet maksanut kodinparannuksista loputtomiin, sekä tyydyttämään potentiaalisia ostajia että vähentämään mahdollisia myyntivoittoveroja, kun myyt kotiasi. On ehdottoman tärkeää säilyttää vahvistuslehdet, joista käyvät ilmi edunsaajien nimet ja osakkeiden, sijoitusrahastojen ja muiden hallussa olevien sijoitusten ostohinta. jumittua näihin tietueisiin loputtomiin, koska jonain päivänä, Slott sanoo, 'sinun tai perillisesi on tiedettävä tarkalleen kuinka paljon olet maksanut sijoituksesi verotuksellisen voiton määrittämiseksi'.

Vaihe 3: Anna paperillesi koti

Jos sinulla on varahuone tai nurkka, jonka voit nimetä paperityötä käsitteleväksi paikaksi, hieno; jos ei, laatikko, kaappi tai kaappi, johon voit tallentaa laskuja ja ajankohtaisia ​​asiakirjoja, sijaitsee lähellä pöytää, johon voit kirjoittaa sekkejä. Tarvikkeiden osalta löydät kansiot tai manilan kirjekuoret, jotka ovat käteviä paperien arkistoimiseksi, samoin kuin arkistokaappi tai pahvilaatikko arkistojen säilyttämiseksi.

Säilytä testamenttisi, syntymä- ja avioliittotodistuksesi, vakuutussopimuksesi, omaisuutesi todistuksesi ja muut pysyvät tietosi turvallisessa, mutta helposti saavutettavissa olevassa paikassa lähellä muita taloudellisia asiakirjojasi, jotta sinä ja heidän perillisänne pääsette aina tarvittaessa niihin tarvittaessa. .

Vaihe 4: Ole järjestelmällinen

Pidä suunnitelma kaiken paperin käsittelystä. Valitse paikka, johon laitat laskut ― sanoa, manilan kirjekuori, laatikko tai muovinen laatikko tai lajittelija ― ja heitä jokainen kirjekuori, kun se saapuu postiin. Kun sitten istut alas maksamaan laskujasi, sinulla on kaikki tarvitsemasi paperit yhdessä paikassa.

Nyt tässä on avain: Kun olet maksanut laskun tai tarkistanut tiliotteen, lähetä se välittömästi. '' Tavoitteesi tulisi olla koskettaa paperia niin vähän kuin mahdollista, sen sijaan, että sekoittaisit sitä kasasta kasaan '', kertoo Paula Boyer Kennedy, taloussuunnittelija Ernst & Youngin Minneapoliksen toimistossa. 'Jos työnnät laskun takaisin laatikkoon maksamisen jälkeen, se löytää ystäviä, ja he astuvat pariksi ja tuottavat jälkeläisiä. Melko pian sinulla on todellinen pentue. '

Jälleen kerran tarvitset hyvin alkeellisen arkistointijärjestelmän. Yksinkertaisin tapa on heittää kaikki verotukseen liittyvät asiat yhteen astiaan heti, kun olet tehnyt sen ― laatikko, arkistokaappi, paperinen harmonikkatiedosto tai jopa kenkälaatikko. Tällä tavoin, kun olet valmis täyttämään veroilmoituksen, sinulla on kaikki tarvitsemasi paperit käden ulottuvilla. Vaihtoehtoisesti voit alussa luoda hieman organisoidun järjestelmän, jossa on erilliset tiedostokansiot elämäsi pääryhmille. Voit esimerkiksi merkitä kansiot tilin tyypin mukaan (luottokorttitiedot, välitystiedot, yleislaskut jne.) Tai veroluokittain (vähennyskelpoiset yrityskulut, hyväntekeväisyysosuudet jne.) Tai taloudellisen tavoitteen ( asuminen, eläkkeelle siirtyminen, korkeakoulurahasto jne.). Tämä voi viedä aluksi enemmän aikaa, mutta pitkällä aikavälillä se säästää aikaa.

Vaihe 5: Käsittele myöhästymistä

Kun järjestelmä on käytössä, joudut silti käsittelemään kaikkia jo kertyneitä paaluja. Massiivisen uudelleenjärjestelyn aloittamisen sijaan aloita lajittelemalla pieni pino kerrallaan. Voit varata puoli tuntia päivässä seulomaan vanhoja papereita, ehkä katsellessasi uutisia tai kuunnellessasi musiikkia.

Yllätyt pienen organisaation tekemästä erosta. 'Ihmiset eivät ymmärrä, kuinka paljon he maksavat seurauksena siitä, että talousasiakirjat ovat epäjärjestyksessä ― myöhäinen luottokorttimaksu täällä, menetetty verovähennys siellä', kertoo Stephanie Denton, ammatillinen järjestäjä Cincinnatissa. Vielä suuremmat voivat kuitenkin olla pitkäaikaisia ​​henkisiä ja taloudellisia etuja. Kun olet järjestäytynyt, 'voit keskittää henkisen energian todella tärkeisiin asioihin, kuten sijoituksiisi ja taloudellisiin tavoitteisiisi', kertoo Terry Savage, kirjoittaja Villi totuus rahasta ( amazon.com ). 'Talousasiakirjojen kunnostaminen maksaa suuria osinkoja mielenrauhassa.'