K. Olen sotkuinen ja olen usein hukkua elämäni paperimäärästä. Onko sinulla vinkkejä toimistoni järjestämiseen, jotta se ei näytä sellaiselta sotkulta?

V. Kun sotkua karkotetaan, vanhat tavat kuolevat. Uusien järjestelmien käyttöönotto (ja ylläpito) on yhtä tärkeää kuin järjestämäsi fyysinen tila. Pidä mikä tahansa kotitoimisto työssäsi noudattamalla muutamia perusperiaatteita:

Tiedosto pois

Kokeiltu 'kosketa sitä kerran' -sääntö todella toimii. Kun kosketat paperia, toimi sen mukaan, viilaa se tai heitä se pois. Määritä tiedostokansiot sinulle sopivilla luokilla ja pudota jokainen paperi oikeaan tiedostoon, kun se ensimmäisen kerran ylittää työpöydän. Vastusta kiusausta antaa paalujen rakentaa. Jos tulee jotain, jolle sinulla ei ole tiedostoluokkaa, luo sellainen paikan päällä.

Ottaa hallintaan

Luo järjestelmä, jonka avulla voit päättää, milloin työskentelet mitäkin, jotta et joutuisi toimistoasi tulvivien papereiden, laskujen ja kutsujen väijytyksiin. Aseta saapuva laatikko lukemattomille kohteille ja ulos laatikko tavaroille, jotka ovat valmiita eteenpäin. Pöytäkoneen tiedostotelineeseen tulisi mahtua vain nykyiset projektitiedostot ja harvemmin tarvittavat esineet piilossa kaapeissa tai hyllyillä. Pidä roskakori (ja ehkä paperisilppuri) käden ulottuvilla, jotta voit viedä tarpeettomat tavarat heti roskiin.

hajota ja hallitse

Erota henkilökohtaiset paperityöt, syntymäpäiväkutsut laskuista. Varaa kohtuullinen aika aikataulujen tekemiseen, kutsuihin vastaamiseen ja laskujen maksamiseen. Älä kuitenkaan yritä tehdä kaikkea kerralla. Kun pidät samankaltaisia ​​esineitä ryhmiteltyinä, voit käsitellä asioita tehokkaammin.

Säilytä oikein

Kirjat, aikakauslehdet ja muut lukumateriaalit, jotka aiot säilyttää, tulee säilyttää hyllyissä tai kaapissa. Houkuttelevat asiakirjalaatikot ja aikakauslehtitiedostot ovat laajalti saatavilla ja auttavat pitämään tilan selkeänä, joten nautit siellä viettämisestä.

Tyhjennä ja puhdista

Jos huomaat, että paperipinot alkavat muodostua, älä panikoi vaan ota yhteyttä niihin. Kun tiedostosi räjähtävät ulos kaapeistaan, on aika omistaa iltapäivä puhdistamiseen.

Kysy kysymys

Onko sinulla käytännön dilemma? Lähetä kysymyksesi.

Lähettämäsi RealSimple.com, mukaan lukien yhteystiedot, antaa meille oikeuden muokata, käyttää, jakaa, jäljentää, julkaista ja näyttää lähetystä rajoittamattoman ajan kaikissa medioissa, keinoissa ja muodoissa ilman sinulle maksua. Vakuutat täten, että et ole kopioinut sisältöä kirjasta, aikakauslehdestä, sanomalehdestä tai muusta kaupallisesta lähteestä. RealSimple.com-sivustolle lähettämäsi tiedot ja verkkosivuston käyttö ovat Kozel Bierin alaisia Tietosuojakäytäntö ja Käyttöehdot.

(Jos sinulla on kysyttävää tilauksestasi, käy osoitteessa Asiakaspalvelu Help Desk .)