Työmaailmassa on muutama enemmän tervetulleita lyhenteitä kuin OOO. Sen lisäksi, että toimistosi ulkopuolella olevan viestin asettaminen työpaikkasähköpostiosoitteeseesi on huolettoman olemassaolon portti, on käytännöllinen tapa kertoa työtovereillesi ja asiakkaillesi, että sinua on vaikea saavuttaa - ellei saavuttamaton - tietyn määrän aika. Joten vaikka sitä ei tarvitse ajatella liikaa (et kirjoita romaania täällä), sillä on väliä mitä sisällytät.

kuinka kattaa pöytä illallisjuhliin

Saattaa tuntua hieman hankalalta ja robottiselta kirjoittaa toimiston ulkopuolella viesti, mutta se on välttämätöntä ja hyödyllistä kaikille, jotka saattavat yrittää tavoittaa, kun siemailet Mai Taisia ​​rannalla tai vaellat Machu Picchua. (Lisäksi poissaoloviestin asettaminen auttaa irrottamaan pistorasiasta ja rentoutumaan, jos sinulla on vaikeuksia lähteä töistä töissä.) Tässä mitä sanotaan (ja mitä ei sanota) lomasi automaattisessa vastauksessa.

LIITTYVÄT: 9 tapaa säästää ansaitsemallesi lomalle

1. Sisällytä tervehdys ja kirjautuminen.

Tietysti, kuinka aloitat OOO-viestin, riippuu henkilökohtaisista mieltymyksistäsi ja työympäristöstäsi. Vaikka iso 'hei' ei ole ehdottoman välttämätöntä, sinun on aloitettava jostakin, ja on mukavaa lisätä inhimillistä kosketusta. Jos hyppään suoraan sisään, olen tällä hetkellä poissa toimistosta ... tuntuu liian oudolta ja irrotetulta sinulle, helpota siihen yksinkertaisella, Hei siellä tai Kiitos sähköpostistasi.

Sama koskee allekirjoitustasi. Tervetuloa lopettamaan paluupäivä, mutta jos on järkevää lopettaa esimerkiksi 'Kiitos!', 'Paras, (nimesi)' tai 'Hyvää viikonloppua (tai lisää loma täällä)! ', mene siihen.

2. Sisällytä kuinka kauan olet poissa.

Mainitse aloitus- ja lopetuspäivät: Matkustan 3. – 7. Heinäkuuta en tarkista sähköpostia. Vastaan ​​huomautukseesi niin pian kuin mahdollista, kun palaan toimistoon 8. heinäkuuta. (Älä unohda sammuttaa lomaviestiäsi palatessasi!)

3. Sisällytä tarkistatko sähköpostin vai ei.

Poissaolevasta viestistä ei ole hyötyä vain silloin, kun siirryt kokonaan ruudukosta. Saatat matkustaa työhön tai työskennellä etänä, mikä tekee satunnaisesta viestinnästä ja WiFi-yhteydestä ikävän. Jos et tarkista sähköposteja tai vastaa niihin, sano niin (katso yllä oleva esimerkki). Muussa tapauksessa on hyödyllistä asettaa viesti, joka varoittaa ihmisiä, joita et ole yhtä luotettavasti tavoitettavissa matkan tai paikan päällä olevien velvoitteiden vuoksi. Kyse on odotusten asettamisesta niille, jotka yrittävät tavoittaa sinut. Esimerkiksi: Kiitos muistiinpanostasi! Matkustan valokuvaukseen 3. heinäkuuta asti ja tarkistan sähköpostia säännöllisesti / minulla on rajoitettu pääsy sähköpostiin, ja saatan olla hidas vastaamaan.

4. Sisällytä miten tavoittaa sinut (jos ollenkaan).

Jos sinulla on tilaa jonkin verran, kuvaile, miten otat yhteyttä. Esimerkiksi: En tarkista sähköpostia, mutta jos tarvitset jostain syystä yhteyttä minuun, ota yhteyttä soluuni ... Tai: Jos tämä on aikaherkkä, lähetä sähköpostia minulle (päivämäärä paluu), joten se on postilaatikkoni yläosassa. Tai: Jos tarvitset kiireellisiä pyyntöjä, ota yhteyttä (avustajan, kollegan, freelancerin tai muun käytettävissä olevan toimiston nimi). Ennen kuin lisäät toisen työtoverin yhteystiedot OOO: hisi, tyhjennä se heidän kanssaan - vaikka olisit heidän esimiehensä, heads-up on silti mukava kohteliaisuus.

5. Vältä tarpeettomia henkilötietoja.

Jos olet äitiys- / isyyslomalla tai menet naimisiin sinä viikonloppuna (!), Se on aivan hieno sisällyttää - mutta se on suunnilleen niin paljon kuin henkilökohtaisen jakamisen on tapahduttava automaattisessa vastauksessa. Mieti, miten voisit reagoida jonkun poissaolevaan viestiin, jossa mainitaan aivan liian monet henkilökohtaiset tiedot. Haluat vastaanottajan tietävän a) riippumatta siitä, vastaatko hänen sähköpostiinsa, ja b), milloin hän voi odottaa kuulevansa sinulta. Kaikki muu on todennäköisesti TMI, joten pidä se yksinkertaisena.

LIITTYVÄT: Paras tapa allekirjoittaa sähköposti, jos haluat nopean vastauksen