Riippumatta siitä, onko kirjeenvaihto henkilökohtainen vai ammattimainen, olemme kaikki syyllisiä siihen, että teemme ajoittain sähköpostin faux pas -palvelun. (Jos vain voisit poistaa muistin epäasianmukaisen sähköpostin edelleenlähettämisestä väärälle henkilölle!) Seuraavan kerran, kun kirjoitat viestin massalle, noudata näitä sähköpostin etiketin käskyjä, jotta vältät rypistyksen arvoisen viestintähäiriön.

LIITTYVÄT: Kaikki mitä tarvitset (ja sinun ei pitäisi sisällyttää toimiston ulkopuoliseen sähköpostiin)

Vastaavia tuotteita

1 Vastaa kaikkiin varoen

Älä vastaa kaikille, ellei jokaisen jakeluluettelossa olevan henkilön tarvitse tietää, mitä sinun on sanottava, sanoo Finesse Worldwide -yhtiön toimitusjohtaja Aimee Symington. Hän ehdottaa luettelossa olevien nimien tarkistamista ja vastaamista vain niille, jotka todella tarvitsevat vastaustasi. Se voi tarkoittaa vastaamista vain lähettäjälle tai kolmelle vastaanottajista seitsemästä. Ja jos esimiehesi tai kollegasi haluaa kopioitua johonkin, kunnioita hänen pyyntöään.

Huolelliset vastaukset voivat säästää muiden aikaa. Olipa kyse liiketoiminnallisista tai sosiaalisista syistä, ihmiset alkavat ärsyttää merkityksettömiä sähköposteja, koska heidän on pysähdyttävä avaamaan ne, kertoo Diane Gottsman, Texasin Protocol Schoolin perustaja. Joten ajattele kahdesti, ennen kuin vastaat kaikkiin kohtaan Ei onnistu, seuraavan kerran, kun sinut kutsutaan brunssille.

kaksi Älä koskaan jätä aiheriviä tyhjäksi

Hyvä aiherivi auttaa vastaanottajia priorisoimaan sähköpostin, sanoo Lizzie Post, Awesome Etiquette -podcastin isäntä. Mitä tahansa teetkin, älä jätä sitä tyhjäksi. Kun teet aiheriviä, tee siitä tarkka ja ytimekäs ja seuraa oikeinkirjoitustasi ja kielioppiasi. Se on ensimmäinen asia, jonka henkilö huomaa, Post sanoo.

LIITTYVÄT: Järjestä työelämäsi 5 yksinkertaisessa vaiheessa

Koska aiherivin tulisi heijastaa sähköpostin sisältöä, asiantuntijat suosittelevat aiherivin päivittämistä keskustelun edetessä. Vältä aiherivejä, jotka saattavat heikentää sähköpostin kiireellisyyttä (ajatella: nopea kysymys suurten työongelmien otsikkoon) tai saada jonkun kaipaamaan viestiä, jonka hän luulee lukeneensa, Gottsman kertoo. Hän ehdottaa uuden viestiketjun aloittamista, jos sähköposti on eksynyt liian kauas alkuperäisestä viestistä.

3 Vastaa nopeasti

Vaikka asiantuntijat eivät olekaan sopineet sähköpostin oikeasta vasteajasta, he ovat samaa mieltä siitä, että lähes jokainen sähköposti ansaitsee vastauksen. Jos yksinkertainen vastaus (sain sen, kiitos tai kuulostaa hyvältä suunnitelmalta) riittää, yritä vastata heti, kun olet lukenut sähköpostin.

Joskus sähköposti vaatii tietoja, joiden kerääminen voi kestää useita päiviä - mutta se ei tarkoita, että saatat jättää ihmisiä roikkumaan. Kerro heille, että olet saanut heidän sähköpostinsa, ja palaat takaisin, kun voit, kertoo Symington.

Muista käyttää automaattista vastausviestiä, jos olet matkalla tai ulos toimistosta , hän lisää, joten muut tietävät, että heidän ei pitäisi odottaa vastausta.

4 Eteenpäin varoen

Varmista, että välität edelleen oikeille ihmisille oikeista syistä, Post sanoo. Ennen kuin lähetät edelleen, arvioi sisällön arkaluontoisuus - joka sisältää liitteet sekä kaikkien viestiin liittyvien henkilöiden nimet ja yhteystiedot. Jotkut ihmiset haluavat, että heidän yhteystietonsa pysyvät yksityisinä. Jos ketju sisältää liikaa keskustelun yksityiskohtaisia ​​kohtia, aloita uusi sähköposti.

LIITTYVÄT: Kuinka käsitellä 5 erittäin ärsyttävää työtoveritilannetta

5 Kerro jollekulle, jos hänet on hakkeroitu

Olemme kaikki olleet siellä. Virus tarttuu ja ennen kuin tiedämme sen, roskapostimme isoisän linkeillä, jotka saisivat kukaan punastumaan. Jos saat ilmeisen viruksen, ilmoita siitä uhrille, jolla ei ehkä ole etusijaa tapahtumassa. Sano vain: 'Halusin kertoa sinulle, että tämä tapahtuu', Symington sanoo. Se on mukava asia.

6 Kunnioita sähköpostin taitoa

Välität hyvän vaikutelman tekemisestä henkilökohtaisesti, joten miksi et pidä sähköpostihenkilösi samassa tasossa? Sähköposti on heijastus sinusta ja se tulisi kirjoittaa kuin kirjain enemmän kuin teksti, pitäen silti mielessä lyhyys, Symington sanoo. Tarkista oikeinkirjoitus, kielioppi ja välimerkit. Kaikki korkit osoittavat, että huudat, ja kaikki pienet kirjaimet tarkoittavat, että olet laiska. Liian monet fontit, värit ja hymiöt voivat olla ärsyttäviä, hän lisää.

Ole ystävällinen yrittämättä liioitella huumoria. Virhe varoituksen puolella, vaikka sinulla olisi huumorintajua, Gottsman sanoo. Ääni on liian sekava sähköpostissa, etkä halua tulla epäammattimaiseksi, koska joku ei saa vitsi.

7 Muista: Ei sähköpostia illallisella

Se on yksi asia, jos nautit rentoa ateriaa merkittävän muun kanssa (ja päivä yö on huomenna), mutta älä tarkista sähköpostia illallisella, Post sanoo. Mitä tulee kokouksiin toimistossa, se riippuu. Jos kollegat tuovat puhelimia tai kannettavia tietokoneita konferenssihuoneisiin saadakseen sähköpostia sähköpostitse kokousten aikana, se on todennäköisesti hienoa. Huomaa, että yrityskulttuureilla on erilaiset käytännöt sähköpostin suhteen, hän sanoo. Tunne sähköpostisi luonne työssäsi sopivalle.