KUINKA KIRJOITTAA TEHOKKAITA SÄHKÖPOSTEJA TYÖSSÄ TODELLA YKSINKERTAINEN

Jos olet joskus saanut kollegalta sähköpostin, jossa on liian yksityiskohtaisia ohjeita, sekavia pyyntöjä tai tapa liian monta tarpeetonta vastaanottajaa mukaan lukien, tiedät tehokkaan sähköpostiviestinnän tärkeyden työssä. Ilman organisaatiota tai ajattelua lähetetyt sähköpostit voivat todella estää työnkulkua, yleensä ärsyttää ihmisiä ja aiheuttaa muuten vältettävissä olevaa väärää viestintää.

Joten miten luoda selkeä ja tehokas sähköposti, joka löytää oikean tasapainon yksityiskohtaisen ja ytimekkään välillä; joka osuu kaikkiin oikeisiin aiheisiin kaikille oikeille ihmisille? Ensin sinun on tiedettävä, milloin jotain pitäisi lähettää sähköpostitse - toisin kuin suora viesti, henkilökohtainen tapaaminen tai puhelu . Sähköpostit ovat ihanteellisia pitempien ohjeiden lähettämiseen, projektiin kirjautumiseen tai tiedostojen jakamiseen. Sähköpostiviestintä varmistaa myös kirjallisen muistion kaikista tärkeistä keskusteluista, joihin sinun on viitattava myöhemmin. Tässä on kuusi asiaa, jotka kaikki tehokkaat sähköpostin kirjoittajat tekevät ennen kuin ne painavat Lähetä.

1. Suurenna otsikkorivi

Ensinnäkin, haluat räätälöidä aiherivin viestin ja / tai vastauksesi mukaan. Kirjoitatko jollekulle, joka lähetti sinulle sähköpostia viime viikolla? Älä vedä vanhaa, etuyhteydettömää viestiä ja paina 'Vastaa' - vastaanottaja unohtaa juuri sen, mitä he kirjoittivat sinulle viikko sitten. Auta heitä orientoitumaan ja säveltämään vastaus uudella aiherivillä, joka heijastaa joko uutta aihetta tai vastaustasi heidän viestiin (esimerkiksi Taustatiedot uusimmasta asiakkaastamme, Jane Doesta tai Ohjeet uuteen talomme Clevelandiin), kertoo Peggy Duncan. henkilökohtaisen tuottavuuden asiantuntija Atlantassa. Sinulla on vähemmän todennäköistä sekoittaa vastaanottajaa, ja viestisi on helpompi löytää myöhemmin.

kuinka puhdistaa kauneussekoitin itse

Toiseksi, ole tarkka. Esimerkiksi tässä on huono / epämääräinen aihe: Henkilökunnan kokous. Nyt, tässä on parempi: Tuo tämä liite klo 14.00. henkilökunnan kokous. Kun lisäät yksityiskohtia, kuten tarvittavan toiminnan tai missä ja milloin yksityiskohdat, autat vastaanottajaa arvioimaan viestisi tärkeyden heti, kertoo Marsha Egan Saapuneet-kansan myrkytys ja sähköpostin huippuosaaminen (20 dollaria; amazon.com ). Se auttaa heitä myös muistamaan tarvittavan tehtävän suorittamisen.

Etkö ole varma, minkä aiheen tulisi olla? Ajattele avainsanoja, joita käyttäisit, jos sinun pitäisi löytää sähköposti myöhemmin, kertoo Nick Morgan, kirjoittaja Kuuletko minua? Kuinka olla yhteydessä ihmisiin virtuaalimaailmassa (11 dollaria; amazon.com ).

2. Anna yksityiskohtaiset ohjeet

Kirjallisten ohjeiden selkeys voi saada aikaan tai rikkomaan työviestin tehokkuuden. Jos määrität vastaavat tehtävät ihmisryhmälle, jaa ne henkilöittäin ja käytä luettelomerkkejä auttamaan kaikkia tietämään tarkalleen, mistä tarvitset apua.

3. Valitse vastaanottajat huolellisesti

Kirjoita sähköposti ennen vastaanottajien lisäämistä, kertoo Vanessa Van Edwards Ota mukaan menestymisen tiede ihmisten kanssa (12 dollaria; amazon.com ). Tämä estää paitsi pelätyn vahingossa tapahtuvan lähettämisen myös antaa sinun lisätä vastaanottajia sähköpostin sisällön perusteella. Haluatko välttää nuo pitkät monen henkilön sähköpostiketjut? Jos tarvitset useita ihmisiä kommentoimaan jotain, kuten asiakirjaa, harkitse jaettavan tiedoston (kuten Google-dokumentin) luomista, jossa kaikki voivat ehdottaa muutoksia yhdessä paikassa lähettämättä tuhansia sähköposteja.

LIITTYVÄT: Kaikki mitä tarvitset (ja sinun ei pitäisi sisällyttää toimiston ulkopuoliseen sähköpostiin)

4. Leikkaa tyhjennyskieli

Lähetetäänkö korjattavaa snafua? Sen sijaan, että voimistaisit runollista siitä, mikä vetovoima on tai kenen vika on, keskity tarvitaan toimia ongelman korjaamiseksi. Esimerkiksi sen sijaan, että sanottaisiin: 'Asiakkaalla on ongelma esityksessämme, ja sen korjaaminen on vaikeaa', yritä: 'Haluaisin mielelläni auttaa korjaamaan jotain, jonka asiakas otti esille puhelumme yhteydessä.' Tämä tekee antaa negatiivista palautetta tai epämiellyttävien tehtävien pyytäminen sähköpostitse tehokkaammin.

5. Sisällytä Vastausohjeet

Vaikka sähköpostisi ei vaadi vastausta (olen lääkärin vastaanotolla seuraavien kahden tunnin ajan tai voit lähettää raporttisi huomenna tänään), monet ihmiset tuntevat velvollisuutensa hyväksyä se OK: lla tai kiitoksella. Anna näille ihmisille helppo pääsy. Jos et halua kuulla, kirjoita viestin loppuun 'Ei vastausta tarvita', Duncan sanoo. Se säästää aikaa molemmissa päissä ja estää turhat sähköpostit sekoittamasta laatikoihin. Älä myöskään epäröi kirjoittaa Kiitos etukäteen, kun kysyt jollekulle kysymystä. Se estää sinua tuntemasta kiusausta lähettää yhden rivin kiitos, kun henkilö kirjoittaa takaisin.

6. Älä tule liian henkilökohtaiseksi

Sähköpostit ovat tosiasioita, ei tunteita, sanoo Egan. Koska digitaalisessa kirjeenvaihdossa ei ole äänen taivutusta ja kehon kieltä, tiettyjä tunteita - miltä sinusta tuntuu työtoverilta, mitä ajattelet naapurin puolueesta - voidaan helposti tulkita väärin. Jos haluat ottaa esiin arkaluontoisen (tai vähemmän kuin positiivisen) ongelman, soita heille sen sijaan.