Anna palautetta nopeasti, mutta ei heti.
Älä odota vuotuista katsausta kehotusten parantamiseksi. Kiinnitä huomiota asioihin nopeasti, jotta yksityiskohdat ovat tuoreet mielessäsi. Päivä tapahtuman jälkeen on suloinen paikka; vähän aikaa viettää liian kuumia tunteita ja antaa sinun valmistautua ja olla harkitsevampi sanoillasi. Tällä hetkellä molemmilla osapuolilla on voimakkaampi, vähemmän hyödyllinen reaktio, kertoo Jennifer Porter, Hääryhmä , johtajuus- ja tiimikehitysyritys. Vuosittaisten tai neljännesvuosittaisten katsausten tulisi kattaa tavoitteet ja keskittyä tulevaisuuteen suuntautuvaan palautteeseen - esimerkiksi siihen, mitä jonkun on tehtävä enemmän tai vähemmän uransa edistämiseksi (Jos sinusta tulisi taitavampaa data-analytiikassa, näen sinun siirtyvän seuraava taso).

Muista aikomuksesi.
Mieti, miksi haluat ensin antaa palautetta. Teet tämän, koska haluat auttaa henkilöä menestymään, Porter sanoo. Tuolloin se saattaa tuntua vähemmän hyväntahtoiselta - saatat ajatella, että sinun tarvitsee vain hillitä huonoja tapoja tai korjata huolimaton työ, mutta kaikenlainen palaute auttaa tiimiäsi oppimaan ja kasvamaan. Haluat myös ansaita heidän luottamuksensa. Jos et anna palautetta, joku muu tekee ja ei ehkä tee niin hyvää työtä kuin sinulla olisi, kertoo Freyan Billimoria, Taitojako , online-oppimisyhteisö. Ilmaise aikomuksesi keskustelun aikana. Sano, minä sanon tämän sinulle, koska välitän sinusta ja haluan sinun olevan mahdollisimman tehokas.

Ajattele sisältöä, ei toimitusta.
Monet johtajat ovat huolissaan siitä, miten he pehmentävät iskuaan sen sijaan, mitä aikovat sanoa, Porter sanoo. Se on kuin valmistaudut pitämään puheen ja keskittymään siihen, mitä pukeudut kuin esityksen sisältöön, hän toteaa. Kysy itseltäsi, mikä on ydinviestini? Mitä toivon tämän henkilön ottavan pois keskustelusta? Mitä haluan tapahtua seuraavaksi? Kirjoita muistiin, mitä sanot ja harjoitat suihkussa tai luotettavan työtoverin kanssa. Nollaa käyttäytymistä tai toimintaa sen sijaan, että keskustelisit tunteista, ja anna konkreettisia esimerkkejä, kuten huomasin, että keskeitit ihmisiä kuusi kertaa kokouksessa (toisin kuin olet töykeä työtovereille).

LIITTYVÄT: Tässä on kuinka saada joustava aikataulu työssä

Aloita kysymyksellä.
Keskustelun tulisi olla vuoropuhelua, ei monologia. Sanoisin, että haluaisin keskustella kanssasi jakamaan palautetta. Onko se ok? Ihmisen luonteeltaan on sanoa kyllä, mutta pyytämällä lupaa, voit vahvistaa suhdetta, Porter sanoo. Toinen taktiikka: Pyydä toista henkilöä johtamaan keskustelua. Sano, haluaisin puhua kanssasi x . Mikä mielestäsi meni hyvin? Mitä luulet ei? Anna työntekijällesi aikaa vastata. Monissa tapauksissa he jo tietävät, mihin he ovat jäämässä, kertoo Fran Hauser Mukavan tytön myytti (16 dollaria; amazon.com ). Kun kehystät keskustelun kritiikin sijasta yhteistyönä, ääni tukee enemmän.

Käytä vähemmän sanoja.
Ole mahdollisimman tarkka. Epämääräiset tai kliiniset lauseet (Sinun on työskenneltävä johtajan läsnäolon suhteen) tai sokerilla päällystetty palaute on hämmentävää kuuntelijalle, mikä lisää todennäköisyyttä, että he menettävät mielipiteesi kokonaan. Jos käytät 100 sanaa sanomaan, että joku on jättänyt määräajan ylittämättä, selität liikaa, Porter sanoo. Ja kun lataat täytesanoja ja pehmentimiä (tiedän, että olet ylityöllistetty), palaute alkaa tuntua henkilökohtaiselta ja puolueellisuus voi hiipiä, Billimoria sanoo. Sen sijaan pääset asiaan ja mainitse havaitsemasi. Sanoin, että huomasimme, että kahden viimeisen raportin määräaika oli myöhässä. Mitä tapahtui?

Älä laske viestiäsi.
Yhteinen tapa yhdistää negatiivinen palaute kahden kiitoksen välillä voi olla vaistomaista, mutta se on yksi suurimmista virheistä, joita johtajat tekevät, Billimoria sanoo. Palautteen piilottaminen heitettävissä olevissa kohteliaisuuksissa vie sanasi voiman. Ihmiset näkevät sen tulevan; sitten he hylkäävät positiivisen, odottavat negatiivista eivätkä luota siihen, mitä sanotte, Porter sanoo. Mitä voit tehdä ollaksesi kiltti mutta suora: Ilmaise palautetta positiivisesti, Hauser sanoo. Sano: Paljon menee hyvin, mutta minulla on rakentavaa palautetta joistakin asioista, jotka tarvitsevat parannusta, tai minulla on joitain neuvoja, jotka saattavat auttaa sinua.

LIITTYVÄT: Käsittele postilaatikkosi hyvällä tavalla näillä ammattilaisten sähköpostinhallintavihjeillä

Anna konteksti.
Miksi välität, jos joku toimittaa työn myöhään? Tai ei muotoile esityksiä täydellisesti? Vastaukset voivat olla sinulle itsestään selvät, mutta työntekijän on ymmärrettävä palautteen taustalla oleva syy. Yritä sijoittaa tiettyjä muistiinpanoja suuremman kuvan sisään - esimerkiksi kun osastomme viivästyy työhön, se vaikuttaa myös muihin tiimeihin tai Kun taloutesi näyttää epäselvältä, se voi antaa ihmisille epäluottamuksen numeroihisi. Hauser kertoo, miksi palautteesi on tärkeä, joten se on helpompaa toimittaa ja kuulla.

Ole empaattinen.
Kriittisten kommenttien vastaanottaminen on vaikeaa. Ei ole väliä kuinka taitava olet antaa palautetta. Se pistää edelleen, Porter sanoo. Älä ole liian ankara, kuuntele toisen näkökulmaa ja pysy rauhallisena. Vältä myös sanaa sinä, jos voit. Hienovarainen sanavalinta voi saada keskustelun tuntumaan pikemminkin vuoropuhelulta kuin hyökkäykseltä, Hauser sanoo. Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: 'Tämä on se, mitä mielestäni olisit voinut tehdä eri tavalla, sano:' Tämä on mielestäni voitu tehdä toisin.

Tee se kasvotusten.
Raskaiden uutisten toimittaminen sähköpostitse tai puhelimitse on houkuttelevaa, mutta henkilökohtainen tapaaminen (tai Skype tai FaceTime) on tehokkaampaa, Hauser sanoo. Sen avulla voit lukea toistenne sanattomia vihjeitä ja emotionaalisia aikomuksia. Kasvokkain oleminen on ainoa tapa varmistaa, että toinen henkilö voi tuntea myötätuntosi, Hauser sanoo. Jos et näe työntekijääsi, on vaikeampi erottaa, onko hän järkyttynyt tai jopa kiinnittänyt huomiota siihen, mitä sanot. Istu suoraan ja pidä silmäkosketusta riippumatta siitä, kuinka vaikeaa se voi olla, Hauser sanoo.

Ole seurantasuunnitelma.
Lopeta keskustelu keskustelemalla seuraavista vaiheista. Kysy, kuinka voit olla hyödyllinen ja päättää yhdessä, milloin sinun pitäisi puhua uudelleen (päiviä, viikkoja tai kuukausia myöhemmin, ongelmasta riippuen). Tarkista sitten päivän tai kahden jälkeen sisään nähdäksesi, miten toinen henkilö tuntuu. On luonnollista, että palautteen vastaanottaja kävelee pois hieman haavoittuneena keskustelusta, vaikka se olisikin tuottavaa, Porter sanoo. Sinun on annettava ihmisille aikaa käsitellä, Billimoria sanoo. Vahvojen suhteiden avain on silmukan paluu. Kun teet niin, ansaitset luottamuksen, mikä tekee palautteen jakamisesta seuraavalla kerralla helpompaa.

Muista myös kiittää runsaasti.
Tee positiivisen palautteen antamisesta osa rutiiniasi - älä vain purista sitä epämiellyttäviin keskusteluihin. Tarkoitus ei ole vain sijoittaa ihmisiä tai antaa kaikille pokaali; positiivinen palaute on ammatillisen kehityksen työkalu. Ensinnäkin se on rakentavaa - ihmisille on hyödyllistä tietää, mitä he tekevät hyvin, jotta he voivat jatkaa sitä. Toiseksi se auttaa luomaan kulttuurin, joka on avoimempi ja suvaitsevampi palautteelle, Porter sanoo. Ole täsmällinen myös tässä. Sanoin, että pidän todella siitä, miten käsittelit tätä haastetta, tai arvostan sitä, että puhuit muiden osastojen kanssa saadaksesi heidän sisäänostonsa. Ja sano se usein. Jokaista kritiikkiä kohden sinun tulisi antaa vähintään viisi kiitosta, Hauser sanoo. Tämä saa ihmiset paikkaan, jossa he kaipaavat palautetta.