Luotamme kaikki sähköpostiviesteihin välitöntä kirjeenvaihtoa varten - ja varmuuden siitä, että Amazon-pakettimme on itse asiassa matkalla. Mutta on turvallista sanoa, että kaikista kiitettävistä eduista sähköpostiosoitteesi voivat nopeasti muuttua olemassaolosi haitaksi, jos jätät valitsematta. Ja sotkuisen postilaatikon näkymä on välitön stressitekijä melkein kaikille.

Sähköpostin säännöllinen tarkistaminen on jokapäiväinen tehtävä, jota on mahdotonta välttää, ja riippumatta siitä, kuinka ahkerasti lyöt 'vastaa kaikille', asennettavan sähköpostilaatikon hallinta on helpompaa sanoa kuin tehdä. Ja jos olet vähemmän ahkera - kuten sisään, olet taipuvaisempi antamaan sähköpostit kasaantuvat osoitteettomiksi - että postilaatikon organisaation puute (ja ahdistuneisuus sähköpostivelkaantumisesta) on todennäköistä vaikuttaa tuottavuuteen enemmän kuin ymmärrät. Onneksi siellä on tie ulos kaoottisesta postilaatikon aukosta. Pyrimme hallitsemaan hallitsematonta postilaatikkojamme hyödyntämällä tuottavuuden ammattilaisia ​​ajansäästöihin (lue: hengenpelastus) sähköpostin hallintaan, jotka tuovat meidät paljon lähemmäksi näennäisesti vaikeasti näkemää Inbox Zero.

LIITTYVÄT : 6 asiaa, jotka kaikilla tehokkailla työpostilla ovat yhteisiä

Vastaavia tuotteita

1 Tarkista sähköposti vain 15 minuuttia kerrallaan

Tuottavuusasiantuntijan ja Inkwell Press , Tonya Dalton, voit maksimoida tuottavuutesi tarkistamalla sähköpostit lyhyesti, 15 minuutin purskeet . 'Olisit yllättynyt siitä, kuinka monta sähköpostia voit lukea ja vastata lyhyessä ajassa, kun tarkistat postilaatikkosi erissä', hän sanoo. 'Tärkeintä on asettaa ajastin, jotta tiedät, milloin 15 minuuttia on kulunut ja milloin on aika siirtyä muuhun työhön.'

voitko laittaa foliopaperia uuniin

kaksi Aikatauluta aikalohkot sähköpostiviesteille

Samalla tavoin, ajattele nimettyjen aikalohkojen (15 ish minuutin) aikataulua puhtaasti sähköpostin tarkistusta varten. Sähköpostien lukeminen jatkuvasti, kun ne kasaantuvat postilaatikkoosi, haittaa viime kädessä tuottavuutta. Ammattien osalta, joissa jatkuva viestintä on ratkaisevan tärkeää, aikataulun laatiminen ei ehkä ole realistista. Mutta jos katsot työsi pitkään ja vaikeasti, saatat huomata, että on mahdollista määrittää sähköpostin lukemisaika, esimerkiksi 60 tai 90 minuutin välein. Aseta ilmoituksia kalenteriin, kunnes olet rutiinissa. Jos jonkun on todella tavoitettava sinut, hän lähettää sinulle sähköpostia, Lähetä suora viesti tai soita. Jos ohitat sähköpostit puhelimellasi, merkitse ne, joita sinun on seurattava, lukemattomiksi, jotta et unohda vastata myöhemmin.

LIITTYVÄT: Unohda ajanhallinta - Huomio Johtaminen on parempi polku tuottavuuteen

3 Käytä tarkoituksella Luonnokset-kansiota

Älä anna sähköpostilaatikkosi tulla tehtäväluetteloksi, jota työskentelet läpi ylhäältä alas '', sanoo Charles Duhigg, toimittaja ja myydyin kirjailija Älykkäämpi, nopeampi, parempi . Se on pahin mahdollinen tehtävälista, koska kirjaimellisesti jokainen voi lisätä siihen.

Luo oma sähköpostin tehtäväluettelosi avaamalla vain ne, jotka tarvitsevat huomiota. Etsi tärkeitä sähköposteja, jotka edellyttävät välitöntä vastausta (esim. Ensisijaisiin hankkeisiin tai esimieheltäsi). ja avaa vain nämä viestit - tai paina vastausta. Pidä vastausikkuna auki tietokoneellasi tai jätä luonnos odottamaan luonnoskansioon. Tässä on tehtäväluettelosi: tämä pino vastauksia. Käytä määräämääsi sähköpostiaikaa kirjoittaaksesi harkittuja, vakuuttavia vastauksia sen sijaan, että yrität repiä läpi suuremman määrän vähemmän merkityksellisiä juttuja. Tällä tavoin tavoitteesi voi olla tyhjät luonnoskansiot ennallaan tyhjentämättömän postilaatikon sijaan.

4 Vastaanota sähköpostiviestejä erissä

Jos et voi olla tarkistamatta joka kerta, kun kuulet pingin, helppo tapa hallita postilaatikossa olevia jatkuvia sähköpostirajoja (ja hillitä häiriötekijöitä) on käyttää työkalua kuten BatchedInbox Gmailin laajennus voi säästää sinua jatkuvasta häiriötekijästä. Se ryhmittää sähköpostisi ja lähettää ne sinulle aaltoina - mutta vain valitsemasi ajankohtina.

5 Lopeta tilauksen häikäilemättä

Epäasiallisten uutiskirjeiden ja myynti-ilmoitusten poistaminen yksi kerrallaan voi tuottaa illuusion tuottavuudesta, mutta saman roskapostin läpikäynti viikosta toiseen vain lisää sähköpostin tehottomuutta. 'Lain mukaan kaikkien uutiskirjeiden on sisällettävä peruutuslinkki', Dalton sanoo. Lähetä tilauspyyntö napsauttamalla tätä linkkiä. Se on 10 sekunnin sijoitus, joka maksaa itsensä puhtaamman postilaatikon muodossa. '

milloin suunnitella morsiussuihkua

Dalton huomauttaa myös, että rekisteröityminen sähköpostin peruutussovellukseen tai -palveluun ei ole välttämätöntä, jotta postilaatikko pääsee eroon. 'Monet näistä ohjelmista lopulta myyvät sähköpostiosoitteesi muille yrityksille pitääkseen niitä liiketoiminnassa', hän lisää.

LIITTYVÄT: Kuinka puhdistaa puhelimesi

6 Kytke esikatseluominaisuus päälle

Käytä sähköpostiohjelman esikatseluominaisuutta, jos sillä on sellainen (useimmat niistä tekevät). Tämän avulla voit kurkistaa viestin ensimmäisiä rivejä erilliseen ikkunaan, joten sinun ei tarvitse avata sitä kokonaan lukeaksesi sen, ja voit poistaa roskapostin välittömästi. (Bonus: Tämä vähentää myös mahdollisuuksiasi avata viesti, johon on liitetty virus.)

7 Kosketa Sähköpostit vain kerran (ja käytä viittä D: tä)

Dalton ehdottaa toimia heti, kun avaat viestin, harkitsemalla seuraavia viitteitä: Tee, delegoi, poista, lykkää ja nimeä. 'Tee nopeasti alle kaksi minuuttia toimintaa vaativat sähköpostit ja siirrä ne, jotka vaativat toimia joltakin muulta', hän sanoo. Peruuta heti sellaisten viestien tilaus ja poista viestit, jotka eivät vaadi toimia, ja lykätä ilmoituksia, joiden suorittaminen vaatii yli kahden minuutin toiminnan. Viimeiseksi, tallenna asiaankuuluvia tietoja sisältävät sähköpostit erilliseen kansioon, jotta voit löytää ne helpommin tulevaisuudessa.

kuinka paljon alkoholia on moscatossa

LIITTYVÄT: Jokaisen tulee noudattaa sähköpostietiketin 7 käskyä

8 Kansiot ovat ystäväsi

Kun käytät postilaatikkoa oletustallennustilana, siitä tulee nopeasti digitaalinen roskasäiliö, mikä tekee tarvitsemasi löytämisestä hankalaa, kertoo Peggy Duncan , henkilökohtaisen tuottavuuden asiantuntija Atlantassa. Voit lajitella viestit manuaalisesti kansioihin, mutta vielä parempi, voit määrittää automaattiset suodattimet, jotka ohjaavat viestit suoraan ensisijaiseen kansioon. Esimerkiksi ilmoitukset Facebookista voivat siirtyä suoraan Social Media -kansioon. Kaikki markkinointitiimin viestit tallennetaan suoraan Marketing Initiatives -tiedostoon. (Gmail tekee tämän automaattisesti, mutta voit asettaa samanlaisen järjestelmän muiden sähköpostipalveluiden, kuten Microsoft Outlookin, kanssa.) Kun kaikki yhden tyyppiset sähköpostit, kuten uutiskirjeet, on ryhmitelty omaan kansioonsa, voit valita kaikki ja poistaa ei-toivotut yhdellä napsautuksella. Etsi itsellesi ja tehtävällesi sopiva automaattinen sähköpostin lajitteluasetus ja pidä siitä kiinni.

9 Luonnosta säilytetty vastaus

Jos saat useita viestejä, jotka sisältävät samankaltaisia ​​pyyntöjä, Dalton neuvoo kirjoittamaan oletusarvoisen säilytetyn vastauksen, jota voit muokata ja mukauttaa hieman jokaisen sähköpostivastauksen yhteydessä. 'Tallenna oletusvastaus yhtenä sähköpostisi allekirjoituksena, jotta voit helposti täyttää sähköpostisi rungon', hän sanoo. Nero, eikö? (Älä unohda muokata vastaanottajan ja olosuhteiden mukaan.)

LIITTYVÄT: Kuinka itse tehdä asioita, kun työskentelet kotona

10 Luo Alias-tili postin lajittelemiseksi

Monien sähköpostiympäristöjen (mukaan lukien Gmail) avulla voit luoda aliastilejä, jotka kaikki syötetään yhteen postilaatikkoon. 'Perustin aliakseni tilit syötettäväksi yhteen kansioon', Dalton kertoo taktiikastaan, jota hän käyttää laskujen ja muiden kriittisten taloudellisten asiakirjojen järjestämisessä. 'En käsittele yhtään noista sähköposteista vasta perjantaiaamuna, jolloin omistan aikaa istua alas ja lajitella kaikki talouteni.'

kuinka kertoa, että kurpitsapiirakka on valmis

yksitoista Vain. Älä. Vastaa.

Siellä on sanottu. Tämä neuvo ylittää ilmeisen roskapostin käsittelyn - emmekä tietenkään suostu pomosi haaveilemiseen. Puhumme siitä työtoverisi sanomasta kahdella pöydällä. Duhigg väittää, että usein ihmiset esittävät kysymyksiä, kun he todennäköisesti löytävät vastaukset itse. Ja jos en vastaa, he etsivät nuo vastaukset. Kuinka toteuttaa tällainen ajattelu tuntematta töykeä? Huolehtimalla enemmän itsestäsi ja omasta ajastasi kuin muiden (ah!). Harjoitteltava mantra: Minulla ei ole mitään syytä vastata ihmisille yksinkertaisesti siksi, että he lähettävät minulle sähköpostia.

12 Ajattele uudelleen Saapuneet-Zero-unelma

Tämä ei ehkä ole oikea viisauden helmi kaikille - jokaiselle on jotain erittäin tyydyttävää lopettaa ja aloittaa joka päivä puhtaalla postilaatikolla. Mutta sinulle ehkä tämä odotus on epärealistinen ja jopa hieman tukahduttava. Postilaatikon tyhjentäminen uskonnollisesti saattaa olla rehellisesti ajanhukkaa (ja ehkä todella jotain muuta), Duhigg sanoo. Poistamisen, poistamisen, poistamisen lyöminen voi olla tyydyttävää tai vaikuttaa tuottavalta, mutta miksi vaivautua? Hän esittää kysymyksen: Teetkö sen, koska se saa sinut tuntemaan olosi hyväksi tai koska se on todella hyödyllistä? Ja jos se ei ole hyödyllinen, et ehkä tarvitse puhdasta postilaatikkoa - ja ehkä sinun pitäisi lopettaa sen käyttö menestysbarometrinä.

LIITTYVÄT: 8 Expert Digital Decluttering -vinkkiä näytön ajan lyhentämiseen