Käyttääkö toimistosi pikaviestialustaa, kuten Slack tai Google Hangouts? Voit tällä hetkellä käyttää sitä vain keskustelemaan työtoverisi BFF: n kanssa tai pingata pomosi nopeasti sanomaan, että olet myöhässä. Mutta jos et käytä pikaviestien etuja virtaviivaistamaan työviestintää ja edistämään tehokasta yhteistyötä tiimisi ja muiden tiimien välillä, sinun pitäisi. Tässä on oikea tapa - ja oikea aika - käyttää pikaviestejä työssä.
Pikaviesti tai sähköposti?
Tuo yhden lauseen sähköposti, kaksisanainen vastaus tai nopea tervehdys toimii hyvin viestintäjärjestelmässä, kuten Slack. Se sopii myös parhaillaan jatkuviin keskusteluihin, jotka vaativat paljon edestakaisia - ne, jotka eivät välttämättä ansaitse nimettyä, henkilökohtainen tapaaminen tai puhelu , mutta on parempi jättää pikaviestien varaan kaikkien sähköpostilaatikoiden säästämiseksi. Sähköposti on edelleen välttämätön ulkoisen viestinnän kannalta, mutta viestialusta voi vakavasti vähentää sisäisen sähköpostisi määrää.
LIITTYVÄT: Käsittele postilaatikkosi hyvällä tavalla näillä ammattilaisen sähköpostinhallintavihjeillä
Järjestä.
Viestintäalustan todellinen vahvuus on kyky luetteloida ja järjestää tietoja, kertoo Slackin brändiviestinnän päällikkö Anna Pickard. 'Toisin kuin sähköposti, joka voidaan poistaa automaattisesti ajan myötä tai poistaa käytöstä, kun joku poistuu yrityksestä, Slackissa jaetut tiedostot ja tiedot ovat aina käytettävissä', hän sanoo, 'mikä antaa uusille työntekijöille edun ryhmän tietämyksestä.' Organisaatio on ensiarvoisen tärkeää. Luo kanavia aiheen tai projektin mukaan ja kutsu asiaankuuluvat ihmiset keskusteluun. Haluatko keskustella henkilökohtaisesti? Käytä suoraviestitoimintoa, jotta keskustelut kanavissa pysyvät keskittyneenä aiheeseen.
Ole lyhyt.
Pickard neuvoo pitämään viestit sulavina käyttämällä luettelomerkkejä ja jopa emojeja. Jos jostakin on keskusteltava tai selitettävä tarkemmin, aloita erillinen ketju; napsauta Slackissa vastauksen alla olevaa chat-kuplaa. Ajattele tätä ketjua kuin sivupalkkia: Se on hyperkohtainen ja antaa sinun käsitellä aihetta mutkistamatta suurempaa keskustelua.
LIITTYVÄT: 6 asiaa, jotka kaikilla tehokkailla työpostilla ovat yhteisiä
omenasiideri etikka ikäpisteiden hoitoon
- Kirjailija: Caylin Harris
- Kirjailija: Maggie Seaver
