Siihen on syy, miksi ajanhallinnasta on tullut saavuttamaton ja riittämätön lähestymistapa tuottavuuteen monille ihmisille. Ehkä pidät heikkoa ajanhallintataitoa pahimpana puutteena, mikä estää sinua kotona ja töissä. Mutta miksi kenenkään pitäisi odottaa pystyvän 'hallitsemaan' aikaa? Aika on määrittelemätön, autonominen rakenne ja siksi luonnostaan hallitsematon.
Kuinka monta kertaa olet sanonut itsellesi, että aiot tee tämä asia klo 14 Aloitat sen tekemisen klo 2, mutta pakottavampi sähköposti tulee läpi - asia ! - ja sinun on vastattava siihen. Sitten olet ihastunut sinun postilaatikko täynnä muita sähköposteja ; voi yhtä hyvin vastata niihin, kun ikkuna on ylöspäin. Yksi sähköposti linkittää artikkeliin, joka muistuttaa sinua toisesta artikkelista, jonka ystäväsi lähetti sinulle eräänä päivänä, jonka unohdit lukea. Alat lukea ja ymmärtää sen jo 2:28, ja sinulla on vain yksi tunti aikaa tehdä ensimmäinen asia. (Osoita ahdistusta ja itsensä kiroamista.)
Et voi kääntää kelloa takaisin kello 14.00 - tai keskeyttää aikaa, kun korvaat menetetyt 28 minuutin työ. Mitä sinä voi tehdä sen sijaan, on muotoilla, miten luulisi tuottavuuden saavuttavan. Sen sijaan, että yrität (ja epäonnistut) pysyä ajan tasalla, hallitse huomio - kyky valita, mihin ja mihin keskityt (tai älä) keskity.
mikä lihapala on pekoni
Miksi ajankäyttö ei vähennä sitä enää
'Niin kauan kuin muotoilemme polkumme tuottavuuteen ajanhallinnan kannalta, olemme aina kahdeksan pallon takana', sanoo Maura Thomas , tuottavuusasiantuntija ja kirjan kirjoittaja Huomion hallinta .
Thomasin mukaan on kaksi pääasiallista syytä, miksi ajanhallinta käsitteenä ei sovi monille ihmisille. 'Yksi, kun sanomme ajanhallinnan, antaa meille illuusion siitä, että meillä on tosiasiallisesti hallitsemme aikaa, vaikka meillä ei tosiasiassa ole mitään - aika marssi eteenpäin riippumatta siitä, mitä teet', hän selittää.
Kaksi, kun useimmat ihmiset ajattelevat hallitsemaansa aikaa, heidän ensimmäinen vaistonsa on sopia tapaaminen itsensä kanssa (aamulla aion lopettaa neljännesvuosittaisen analyysini; klo 10:30, vastaan sähköposteihin). Kuten Thomas huomauttaa, asia on se, että on helppo - helpoin - rikkoa tapaaminen itsesi kanssa. Kuka pysäyttää sinut?
Aika on edelleen välttämätön ja tärkeä, mutta sen ei pitäisi olla ainoa asia, johon ketjutat henkilökohtaisen tuottavuuden tunteen. Thomas suosittelee kalenterisi käyttämistä vain asioihin, joilla on 'vahva suhde aikaan'. Nämä ovat tapaamisesi muiden ihmisten kanssa, tapahtumat, eräpäivien määräajat.
Muilla tehtävillä, joilla ei ole teknisesti määräaikaa, joiden et ole oikeastaan vastuussa jollekin muulle, on heikompi suhde aikaan. Näissä tapauksissa voit varmasti suunnitella jotain tekemistä kello 15.00, mutta 'jos et myöskään hallitse huomiosi tuon ajanjakson aikana, sillä ei ole merkitystä', Thomas sanoo. 'Aina kun aikalohko päättyy, tehtävää ei tehdä, jos et myöskään hallitse huomiota.'
'Jos ajan hallinta tarkoittaa tapaamisten tekemistä itsellesi kalenterissasi, epäonnistumme siinä, ja olemme aina epäonnistuneet siinä', hän sanoo. 'Mutta syy siihen, että epäonnistumme nyt, johtuu siitä, että meillä on niin paljon häiriötekijöitä.'
LIITTYVÄT: Work-From-Home-vinkit Todella yksinkertainen Toimittajat vannovat
Mitä tarkoittaa hallita huomiota?
Tutkimuksensa, kirjoittamisensa ja kokemuksensa tuottavuuden opettamisen avulla Thomas on määritellyt huomionhallinnan kokoelmaksi käyttäytymistä, jotka antavat sinulle mahdollisuuden tunnistaa missä pääsi on ja [kyky] siirtyä aivotilaan, joka on merkityksellisempi tällä hetkellä. '
Huomionhallintaa ei ole täysin erotettu ajan tai ajanhallinnan käsitteestä, koska ne ovat kaikki yhteydessä toisiinsa. (Kuten Thomas myöntää, 'joillakin tavoin puhumme semantiikasta, mutta käyttämämme sanat ovat voimakkaita.')
Mutta käsitteenä sen tarkoitus on siirtää ymmärrystäsi ja strategiaasi Miten motivoida itseäsi : Sen sijaan, että keskityttäisit kontrolloida aikaa, jotain, jota kukaan ei voi hallita, voit keskittyä harjoittamaan huomiosi hallintaa - jotain, joka on hyvin suoritettavissa (vaikkakin käytännön ja tahdonvoiman avulla). Yksinkertaisesti sanottuna Thomas on päättänyt muistuttaa ihmisiä, jotka eivät ole avuttomia, ja antaa heille mahdollisuuden palauttaa kiireisten päivien hallinta.
voinko korvata rasvaisen kerman täysmaidolla
Tutustu omaan kykyyn hallita huomiota
Jotta voisimme ymmärtää huomionhallinnan tuottavuusmenetelmänä, meidän on ensin ymmärrettävä, miten huomio itse toimii sekä laajasti että henkilökohtaisesti. Palatkaamme takaisin niihin Thomasin mainitsemiin aivotiloihin tai huomion 'neljään neljännekseen', jotka käytämme ja joiden välillä liikkumme missä tahansa päivän pisteessä.
Hän sanoo: 'Jos luokittelemme löyhästi eri aivotilat, joissa voisimme olla - tietysti on ääretön määrä -, mutta yleensä ne ovat: 1) reaktiivisia ja hajamielisiä, 2) keskittyneitä ja tietoisia, 3) haaveilevat tai Mielen vaeltelu ja 4) virtaus. '
1. Reaktiivinen ja hajamielinen
Tässä päätilassa useimmat ihmiset oleskelevat koko päivän, olitpa sitten kotona pysyvä vanhempi tai yrityskonsultti. Tässä tilassa saatat olla yrittää keskittyä, mutta silti sinulla ei ole hallintaa ympäristöstäsi ja pysyt häiriötekijöiden armoilla: sähköposti-ilmoitukset, löysät pingot, puhelin soi, haluaa lukea viileän artikkelin, joku ponnahtaa työpöydällesi ja kysyy nopeasti, nälkä välipala tai lapsi keskeyttää tehtävän kun työskentelet kotona .
'Olemme siirtymässä asiasta toiseen ... ja olemme vain moniajo - tai tarkemmin sanottuna tehtävänvaihto - läpi päivän', Thomas sanoo. Voit aloittaa projektin, joka aikoo nähdä sen läpi, mutta lukuisia ulkoisia häiriötekijöitä ja sisäisiä kiusauksia lykätä pitää sinut reaktiivisessa ja hajamielisessä tilassa, mikä ei ole yllättävää, ettei ihanteellinen huomionhallinnan kvadrantti ole optimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi.
2. Kohdennettu ja tietoinen
'Tämä toinen ämpäri on eräänlainen päinvastainen päinvastainen', Thomas sanoo. kohdennettu ja tietoinen tila on sellainen, johon keskityt aktiivisesti. Ponnistelette keskittämällä kaiken huomionne yhteen tehtävään (kirjoittamalla ja lähettämällä pitkän sähköpostiraportin) tai ehkä omistamaan tietyn ajan ja keskittymisen tiettyihin tehtäviin (vie aikaa lähettää useita lähettämiäsi sähköposteja) vinossa).
Joko niin, Thomas sanoo, että tässä kvadrantissa 'teet toimenpiteitä varmistaaksesi, että sinua ei häiritä, työnnät aktiivisesti muita piileviä ajatuksia ja pidät huomiosi pitkän aikaa kognitiivisemmin. vaativa tehtävä. '
Tämä on ilmeisin päätuotantotila, jotta voit olla tuottavin ja tehokkain itsesi. Thomas viittaa Cal Newport , kirjailija ja dosentti tietojenkäsittelytieteestä Georgetownin yliopistossa, joka suositteli termi 'syvä työ' kuvaamaan työtyyppiä, joka tapahtuu tässä tilassa.
LIITTYVÄT: 3 helppoa mindfulness-tekniikkaa, joista voit hiipiä kiireiseen työpäivään
3. Haaveileminen tai mielen vaeltaminen
'Täällä emme ohjaa aktiivisesti huomiota mihinkään erityisesti, mutta vastustamme aktiivisesti häiriötekijöitä', Thomas selittää. Annat mielesi vaeltaa ja oikeudenmukaisesti olla ja sanot tarkoituksellisesti ei, kun otat puhelimesi tekstin lähettämistä varten, käynnistät television tai jopa laitat podcastin. Thomas viittaa näihin hiljaisina hetkinä tai 'välissä olevina' hetkinä, jolloin odotat bussia, jonossa tilaat kahvilassa tai kävelet parkkipaikan yli saadaksesi auton.
Voi tuntua harmittomalta, jopa älykkäältä - tuottavalta! - Täyttää nämä välissä olevat hetket aktiviteetilla tai häiriötekijöillä (miksi ei koputtaa joitain sähköposteja hissillä ajaessasi?), Ja se voi usein olla. Mutta on tärkeää löytää tasapaino, koska näiden pienten mielitaskujen aikana vaeltaa, että kaikki hyvät asiat tapahtuvat.
'Tämä unelmoiva tila on, kun meillä on oivalluksia, kun saamme ideoita ja kun luovuutemme todella tulee esiin', hän sanoo. 'Et voi käskeäsi saada oivalluksia, uutta ideaa tai ratkaisemaan ongelmaa. Se on vain tuona hiljaisena hetkenä, jolloin nuo asiat voivat tapahtua. Olemme jotenkin huomanneet, että jos emme tee, tee, tee, emme ole tuotteliaita. Mutta oikeastaan päinvastoin on totta. '
4. Virtaus
Ja lopuksi, virtaus on syvästi kohdennettu psykologinen tila, jossa aivosi toimivat eri tavalla kuin missään muussa kolmessa neljänneksessä. Tämän psykologisen käsitteen tunnisti ensin unkarilainen unkarilainen psykologi Mihály Csíkszentmihályi, ja siihen sisältyy vaivattomasti menettää itsensä tehtävässä. 'Mitä tarkoittaa, kun olet virtauksessa, on se, että aivosi osa, joka tunnistaa itsesi ajassa ja tilassa (olen nälkäinen, olen kylmä, tämä on tylsää, ihmettelen, pitäisikö joku tykkäyksestäni Instagram-viestissäni) , Thomas sanoo. 'Olet täysin uppoutunut tehtävään; se on täydellinen imeytyminen siihen, mitä teet. '
Toisin sanoen, edes tajuamatta sitä, olet vyöhykkeellä. Täydellinen henkinen paikka tuottavuudelle, eikö? Mutta on yksi saalis: 'Et voi käskeä itseäsi virtaukseen', Thomas sanoo ja lisää, että 'jos pysyt keskittyvässä ja tietoisessa päätilassa pitkään, saatat onnea riittää kääntymään virtaukseen. '
'' Nämä ovat neljä aivotilaa, joihin voimme koota aivotoimintamme, ja huomionhallinta on viime kädessä kyky tunnistaa, missä olet ja siirtyä sitten tietoisesti tilaan, joka palvelee sinua parhaiten tällä hetkellä '', hän sanoo.
Kuinka hallita huomiota
Jos ensimmäinen askel kohti huomionhallinnan hallintaa on tietoisuuden lisääminen siitä, missä mielesi on tietyllä hetkellä, toinen on tunnistaa mikä aivotila on ihanteellinen käsiteltävään tehtävään - ja sitten siirtää itsesi tahallaan kyseiseen aivotilaan sen saamiseksi tehty.
On oikeudenmukaista sanoa, että 'keskittynyt ja tietoinen' - ei yleisempi 'reaktiivinen ja hajamielinen' tila - on ihanteellinen henkinen paikka asua kiireisenä päivänä. Mutta miten sinne pääsee ensin aamulla, kun olet uninen ja sumuinen? Tai keskipäivän ympäri, kun kasa tehtäviä lautasellasi on virallisesti ylivoimainen? Tai noin viisitoista kun olet nälkäinen, olet väsynyt ja työtoverisi (tai perheesi) häiritsevät? Otat takaisin hallinnan.
etikkaliuos kovapuulattioiden puhdistamiseen
'Ihmiset sanovat minulle, että heidän on saatava työnsä päätökseen, mutta [he eivät voi, koska] ihmiset keskeyttävät heitä jatkuvasti. Ihmiset ovat aina keskeyttää sinut '', Thomas selittää. Ainoa tapa lopettaa keskeytyminen on käske ihmisiä lopettamaan keskeyttämäsi tietyksi ajaksi.
Kuten Thomas sanoo: Huomio on vastalääke häiriötekijöille. Sen sijaan, että antaisit häiriötekijöiden hallita sinua, tunnista oma tahdonvapautesi niiden suhteen. 'Kaksi kriittisintä tekniikkaa [aloittamisen] hallitsemiseksi on hallita ympäristöäsi ja tekniikkaasi', hän sanoo. Näin.
Hallitse ympäristöäsi
Yksi tapa tehdä tämä on luoda signaaleja, jotka välittävät muille, yrität pysyä keskittyneenä. Se voi olla kirjaimellinen älä häiritse -merkki; se voi olla myös kuulokkeiden asettaminen; jos sinulla on toimisto tai erillinen työskentelyalue, se saattaa sulkea oven; tai se voi olla kaikki edellä mainitut, jos tarvitset. Minkälainen signaali tahansa on, ole siitä selvä - älä odota, että vain siksi, että sinulla on kuulokkeita ihmisissä, tiedetään, että se ei häiritse. Sinun täytyy kertoa heille ', Thomas vaatii. 'Kun minun ei häiritse -signaali on päällä, se tarkoittaa, että älä häiritse minua, ellei se ole todella hätätilanne. Se on esimerkki ympäristön hallitsemisesta. '
Ei ole realistista odottaa, että 'Älä häiritse minua' -signaali on käytössä koko päivän ajan, mutta Thomas suosittelee, että suljet itsesi keskittyäksesi syvälle esimerkiksi 20 minuutiksi tunnissa tai vähintään 90 minuutiksi kahdesti a. päivä. 'Taajuus ja kesto ovat sinun tehtäväsi, ja se riippuu työsi luonteesta tai siitä, kuinka paljon ympärilläsi olevat ihmiset tarvitsevat sinua', hän sanoo.
Hallitse tekniikkaasi
Kun olet luonut häiriötöntä ympäristöä, on aika poistaa lopullinen häiriötekijä: laitteesi. Jokainen ilmoituspalkki, numero, piste, ping, DM, on suunniteltu kiinnittämään huomiosi. He tekevät siitä myös hyvää työtä, mutta sinulla on enemmän hallintaa kuin luulet.
'Toinen vaihe ympäristön ja huomion hallitsemisessa on sulkea sähköposti tai siirtyä offline- tai Älä häiritse -tilaan', Thomas neuvoo. Kyllä, vaikka juuri tehtävä työsi on sähköposti.
'Jos minulla on 50 [sähköpostia], minun on vastattava, ainoa tapa, jolla teen sen, on, jos lopetan uusien viestien saapumisen', hän sanoo. 'Muuten en pääse nykyiseen 50: een, koska en vastaa ensimmäiseen ja sitten tulee uusi (ja uusi ja uusi).' Kiinnitä huomiosi vain uusiin sähköposteihin jälkeen olet vastannut olemassa oleviin viesteihin, joihin olet asettanut vastauksen.
paras meikkivoide tummille silmänalusille
Piilota sitten puhelimesi - ja 'kaikki muut ympärilläsi, jotka sirisevät, heiluttavat, värisevät tai muuten kiinnittävät huomiosi', Thomas sanoo. Laita se Älä häiritse -tilaan, hiljaa ja kuvapuoli alaspäin - tai vielä parempi, poissa jonnekin. 'Tutkimukset osoittavat, että vain puhelimemme läsnäolo häiritsee meitä, vaikka se olisi pois päältä ja kuvapuoli alaspäin.' (Älä paniikkia, voit tarkistaa puhelimesi ja sähköpostiosoitteesi, Google-chatit ja Twitterin ja kaiken muun, kun valitsemasi kohdistusjakso on päättynyt.)
Jos olet joku, joka tykkää taustamelu , ole varovainen kuunnellessasi. Saatat ajatella podcastia, Toimisto uudelleentoistot tai rap-musiikki auttavat keskittymään, mutta se voi olla päinvastoin.
'Kaikki ovat erilaisia, mutta tutkimukset osoittavat, että yleensä se on erittäin häiritsevää. Ihmisille häiritsevin asia on muiden ihmisten ääni, Thomas sanoo. 'Jos todella haluat melua, tee siitä melua: klassista musiikkia, valtameren aaltojen ääniä, sirkusten sirisemistä tai tulen rätinä.'
LIITTYVÄT: Valkoinen melu, vaaleanpunainen melu tai ruskea melu - mikä väri sopii sinulle?
Jaa tehtävät ja määritä pysähdyspaikat
Kun päätät tehtävän suorittamisen olevan aika ja olet poistanut mahdolliset keskeytykset, tee se tehtävä, 'joko siihen asti, kun se on valmis, tai kunnes pääset lopetuspisteeseen, jonka määrittit ennen aloittamista.' Tässä aika ja huomio kulkevat käsi kädessä.
Jos se on yksi iso tehtävä, hajota se saavutettavissa oleviin paloihin, joiden suorittamisesta tulee nimettyjä pysähdyspaikkoja. Hio kumpaankin täydellä huomiolla, kunnes ne ovat valmiit. Tai aseta ajastin ja päätä, että ohjaat kaiken huomion loppuun, mitä voit tehdä kyseisessä ajassa.
Aloita uudistamaan vanhoja tapoja
Tässä vaiheessa on kyse yllä olevien tapojen harjoittamisesta, jotta huomiosi kohdentaminen olisi toinen luonne.
'Ihmiset kysyvät minulta paljon, olemmeko riippuvaisia laitteistamme? & Apos; En ole psykologi, mutta voin kertoa teille, että tekniikkamme muodostaa tarkoitusta tarkoituksella ', Thomas sanoo. 'Kaikki puhelimemme sovellukset ... on suunniteltu varastamaan huomiomme.'
Siirtyminen tehtävästä toiseen tai periksi antaminen kiusaukseen ilmoituksen tyhjentämisestä, tekstin tarkistamisesta, television käynnistämisestä taustamelun varalta - kaikki niistä on tullut osa jokapäiväisen elämämme kangasta. Olemme olennaisesti koulutettuja häiriintymään joka käänteessä. 'Olemme tottuneet häiriötekijöihin', Thomas uskoo.
Lieventämällä huomion vääristymistä 'totutat paremmin pitkiin aikoihin ilman [niitä] ja alat rakentaa kykyäsi keskittyä pidempään', hän sanoo. 'Aivan kuten häiriötekijä katkeaa huomiosi alueelle, näiden häiriötekijöiden hallinta lisää huomiosi. [Lopulta] sen sijaan, että vaihdat muutaman minuutin välein, sinulla on enemmän mahdollisuuksia valita, kun vaihdat. '
'Epäonnistumisemme saavuttaa meille tärkeimmät asiat - näin määritän tuottavuuden - ei johdu siitä, että meillä ei ole tarpeeksi aikaa päivässä', Thomas päättelee. 'Me käyttäydymme ikään kuin olisimme täysin avuttomia kaiken ympärillämme olevan tavaran suhteen, vaikka emme tosiasiassa ole. Minulle tämä on tärkein viesti ja yksi, josta olen innokkain ... Haluan todella ihmisten ymmärtävän, että sinä hallitset huomiosi. Ehkä et ehkä ole tällä hetkellä, mutta voit. '
LIITTYVÄT: Haluatko lopettaa viivyttämisen? Tässä on 7 erilaista temppua kokeilla nyt (ei myöhemmin)
